外国人採用

海外にいる外国人を採用するときに注意したいこと

少子高齢化による日本の労働人口の減少と、ビジネスの急激なグローバル化により、優秀な外国人を雇用したいという日本企業は増えています。

外国人材を採用する場合、日本国内の新卒や転職希望の外国人材を採用するケースと、海外の現地に赴き、海外の外国人材にオファーを出すやり方がありますが、それぞれに採用プロセス、雇用のための手続き、そして注意点も異なります。この記事では外国人を海外から直接採用をするときのやり方と、その後の入国手続きなどについての注意点をご説明します。

海外にいる外国人の募集方法は?

海外にいる外国人の直接採用を成功させている多くの企業では、現地の子会社や関連企業、取引先、または既に採用しているその地域出身の社員のネットワークを駆使した紹介など、人的ネットワークの中から採用をしているケースが多いといえます。

①現地の子会社や取引先を通じての紹介

海外にいる外国人材を募集するとき、現地の子会社や取引先を通じての紹介は重要です。関係会社との信頼関係を築いていきましょう。

②日本の公共機関と提携を結ぶ

IT技術者など、日本政府が積極的に海外雇用を推進している職種の場合は、公共機関と提携を結ぶことも有効といえるでしょう。

③学校などの教育機関からの推薦をもらう

現地の大学や人材育成機関と連携し、推薦をもらうことに成功すれば、優秀な人材に最短距離でアプローチすることができます。

④自社で広告を打って公募する

新聞やインターネットを利用して広告を打ち、自社で公募することも可能です。

新卒が欲しいのか、キャリア採用なのか、採用ターゲット地域はどこか、キャリア採用の場合には経験やスキルの明確化などをしていくうちに、最適な募集方法が見えてくるはずです。上記の1.~4.を組み合わせて、採用したいターゲット層にアプローチするのに最適な採用戦略を立てることが必要となります。

海外での公募にはインターネットの活用が不可欠

日本でも採用活動にはインターネットが欠かせなくなっていますが、アジア地域を中心とした海外での採用活動においても、公募にはインターネットが不可欠です。

インターネットで採用を行う場合、採用広告や採用情報の告知だけでなく、企業の顔となるコーポレートサイトを現地語で立ち上げ、SNSにも自社ページを持つなど、分かりやすい応募の受け皿を作って広告や告知と連動させ、そこにきちんと誘導するようにしましょう。

海外で公募を行うときの注意点

海外で公募による直接採用をする場合、経歴を正しく反映していない履歴書や、募集したい職種とマッチしない履歴書もかなり送られてくることが予想されますので、自社でしっかりとした書類選考を行う必要があります。

また、よく利用される広告手段や人気のあるSNSは国ごとに違うため、広告媒体を選ぶ際には、日本国内の常識に頼らず現地のリサーチを行いましょう。その時間やマンパワーがない場合には、信頼できる人材紹介会社などのエージェントを利用するのも良い手段です。

海外での採用面接は、どこで、誰が、どのように行う?

応募がうまく集まり書類選考が終わったら、面接を行います。海外の採用ではとくに「どこで」「誰が」「どのように」面接を行うか、計画的に考えてから行わないと大きなコスト増となります。

面接スケジュールは余裕をもって設定する

現地で面接を行うときの注意点として、日本で面接するよりも、かなり時間がかかることがあげられます。勝手のわからない環境(たいていはホテルの会議室など)を面接ブースとしますので会場への誘導も必要なことが多く、限られた滞在期間中に面接をこなすためには、数多くの候補者に会うことが多いため面接担当者のスケジュールもハードになりがちです。休憩時間などもふくめて、スケジュールは余裕をもって設定しておくようにしましょう。

日本語のコミュニケーションにも工夫を

日本語ができる候補者とのコミュニケーションでも、日本人同士での会話や、日本に留学している学生との会話より、かなり日本語がおぼつかない可能性が高いと考慮に入れてください。同じ内容をさまざまな言い回しでわかりやすく伝える努力も必要です。

日本語のスキルが仕事と直結するため日本語能力をテストしなくてはならない場合は別ですが、わかりやすい日本語を使うことが、スムーズな面接を行うテクニックとなります。

オンライン面接のメリットとデメリット

海外にいる候補者との面接では、インターネットを利用したオンライン面接がよく行われます。ビデオ通話アプリなどを利用すれば、面接担当者が現地に行かなくても面接が行えて、時間とコストが節約出来るのが最大のメリットといえるでしょう。

しかし気を付けなくてはいけない点もあります。面接担当者が、オンラインのコミュニケーション(外国人とのビデオ会議など)に慣れていない場合、対面での面接とオンライン面接で評価がぶれることは少なくありません。少なくとも一回は対面でのコミュニケーションを行ってから採用を決定するのが好ましいといえます。採用担当者が現地に行くだけでなく、候補者に来日してもらう方法もありえます。

オンライン面接と実際の面接をうまく組み合わせ、時間とコストをコントロールしつつ、内定直前の最終面接などは直接行うための工夫をしてみてはいかがでしょうか。

「在留資格認定証明書」を取得して、ビザの発給をうける

内定を出したら、入国のための手続きが必要です。就労ビザの申請手続きなどと呼ばれることもあります。就労のための入国では、受け入れる企業側の代表者等が代理人として、本社所在地を管轄する地方入国管理局に「在留資格認定証明書」を申請します。

在留資格認定証明書は、中長期滞在を希望する外国人の「日本で行おうとする活動の内容」を証明する役割があり、法務省が発行します。代理人はこれを日本国内で受取り、海外にいる外国人のもとへ転送します。外国人は在留資格認定証明書を在外公館で提示してビザの申請を行うという流れになります。

在留資格認定証明書とは?交付申請書類と申請期間について

渡航準備のスケジュール管理と来日後の受け入れ対応を

ビザが発給されれば、いよいよ外国人が来日して入社となります。ここではスケジュール管理がとても重要です。在留資格認定証明書の有効期間は発行日より3カ月とされていますが、海外にいる外国人本人に在留資格認定証明書を転送する期間や、ビザを申請してから発給されるまでの期間を考えれば、3カ月よりも短期間にさまざまな手配を行わなくてはなりません。遅れがないように航空券の手配、日本での住居の手配などをしましょう。

また、来日後の生活基盤となる、住民登録、銀行口座の開設や、生活を始めるにあたっての備品の購入なども必要です。日本やその地域ならではの「生活するうえでの注意事項や規則」もガイドラインを作成しておくなど、気持ちよく暮らしてもらうためのサポートも心掛けましょう。

海外での採用を成功させるために

海外での採用を成功させるためには、採用基準や要件を事前に明確にし、面接の手順までをきちんとまとめておくと、限られた時間で有益な採用活動が実施できます。

日本の受け入れ側が「これは採用の常識」と思っていることが、外国人にはまったく想像外ということも少なくありません。日本の採用活動のやり方はよくわからない、と感じる外国人は意外に多いのが現状です。できるだけ丁寧な説明や情報提供を心掛けてください。

外国人採用のノウハウをもった信頼できる人材紹介会社を利用するのも、結果的には時間とコストを削減することにつながる可能性があります。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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